Bedienungsanleitung
und Hilfe bei Problemen

1. Einstieg: Was die App speichert und wie du dich orientierst

1. Die App verwaltet Personal, Zeiten, Einsatzplanung, Anträge, Reisekosten, Einzelfahrten und Dokumente. Sie nutzt eine eigene Datenbank und verändert die bisherige ZFP-App nicht.
2. Nach dem Anmelden öffnet sich die Übersicht. Links wechselst du zwischen den Bereichen. Auf kleinen Bildschirmen öffnet die Schaltfläche mit den drei Strichen die Navigation.
3. Oben stehen dein Name und deine Kontorolle. „Aktualisieren“ lädt den gespeicherten Serverstand. „Abmelden“ beendet deine Sitzung. Andere Personen verwenden immer ihren eigenen Zugang.
4. Ein Eintrag ist erst gespeichert, wenn der Dialog geschlossen und die Bestätigung angezeigt wurde. Lade die Seite bei wichtigen Eingaben erneut und öffne den Eintrag zur Kontrolle.
5. Die App speichert Personaldaten auf dem Server. Die Darstellung und ausdrücklich angelegte verschlüsselte Offline-Zeitentwürfe bleiben lokal im Browser. CSV- und Sicherungsdateien liegen nach dem Download außerhalb der App; bewahre sie geschützt auf.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Keine Verbindung: Netzverbindung und App-Adresse prüfen. Ungespeicherte Formularwerte zuerst separat sichern. Danach aktualisieren; den Eintrag nicht blind mehrfach anlegen.
• Bereich nicht freigegeben: Deine Rolle erlaubt diese Aktion nicht. Die Administration prüft die Berechtigung. Ein erneuter Klick umgeht die Sperre nicht.

2. Persönlichen Zugang aktivieren und anmelden

1. Die Administration legt zuerst dein Personenprofil an und gibt dir einen Aktivierungslink. Dieser gilt 48 Stunden und kann nur einmal verwendet werden.
2. Öffne den Link, gib deine eigene hinterlegte E-Mail-Adresse ein und setze ein persönliches Passwort mit mindestens 14 Zeichen. Wiederhole es exakt. Leerzeichen gehören zum Passwort und werden nicht entfernt.
3. Melde dich anschließend mit E-Mail-Adresse und Passwort an. Der zweite Faktor muss zusätzlich bestätigt oder beim ersten Login eingerichtet werden.
4. Nach vollständiger Anmeldung öffnet sich die App. Auf einem gemeinsam genutzten Gerät nach der Arbeit immer „Abmelden“ wählen. Nicht das Konto einer anderen Person mitbenutzen.
5. Ein neuer Aktivierungslink für ein bestehendes Konto sperrt den bisherigen Passwortzugang, bis das neue Passwort gesetzt wurde. Ein bereits eingerichteter zweiter Faktor bleibt dabei bestehen.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Aktivierung ungültig oder abgelaufen: E-Mail und vollständigen Link prüfen. Die Administration erstellt bei Bedarf einen neuen Link; der alte ist danach ungültig.
• Anmeldung fehlgeschlagen: E-Mail-Adresse und Passwort prüfen. Nach wiederholten Fehlversuchen greift eine zeitweise Sperre. Die App nennt dann die Wartezeit.
• Passwort vergessen: Die Administration kann einen neuen Aktivierungslink ausstellen. Sie kann dein bisheriges Passwort nicht anzeigen.

3. Zwei-Faktor-Anmeldung: Authenticator, Codes und Handyverlust

1. Nach der ersten Passwortanmeldung zeigt die App einen persönlichen Authenticator-Schlüssel. Dieser ist geheim. Nicht fotografieren, per E-Mail verschicken oder an andere Personen weitergeben.
2. In einer TOTP-fähigen Authenticator-App „Konto hinzufügen“ und die manuelle Schlüsseleingabe wählen. Den angezeigten Kontonamen und Schlüssel übernehmen. Typ: zeitbasiert / TOTP; sechs Ziffern; 30 Sekunden. Eine unterstützte App kann alternativ den angebotenen App-Link öffnen. Es wird kein externer QR- oder SMS-Dienst verwendet.
3. Den aktuellen sechsstelligen Code in „Authenticator- oder Wiederherstellungscode“ eingeben und „Zweiten Faktor bestätigen“ wählen. Ein Code gilt nur einmal; ein gerade verbrauchter Code kann nicht für eine weitere Anmeldung benutzt werden.
4. Bei erfolgreicher Einrichtung erscheinen zehn Wiederherstellungscodes genau einmal. Sichere sie getrennt vom Passwort, beispielsweise in einem geschützten Passwortspeicher. Die Schaltfläche „Codes als Textdatei sichern“ lädt eine unverschlüsselte Datei; sichere sie entsprechend. Danach „Codes gesichert · zur App“ wählen.
5. Bei späteren Anmeldungen folgen auf das Passwort der aktuelle Authenticator-Code oder genau ein unbenutzter Wiederherstellungscode. Ein Wiederherstellungscode wird nach erfolgreicher Verwendung dauerhaft verbraucht.
6. Bei einem Handywechsel zuerst vollständig anmelden. Oben „2FA verwalten“ wählen. Passwort und einen noch unbenutzten Authenticator- oder Wiederherstellungscode bestätigen; danach den neuen Schlüssel einrichten. Die alten Wiederherstellungscodes werden durch einen neuen Satz ersetzt.
7. Bei Handyverlust ohne Codes die Administration kontaktieren. Sie kann den zweiten Faktor nach Prüfung deiner Identität zurücksetzen. Alle Sitzungen werden dann abgemeldet; beim nächsten Passwortlogin ist eine neue Einrichtung erforderlich. Das Passwort selbst bleibt bestehen.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Code ungültig: Kontoname, sechs Ziffern und automatische Uhrzeit des Handys prüfen. Auf den nächsten Code warten; keine bereits verbrauchten Codes wiederholen.
• Anmeldeschritt abgelaufen: Die Bestätigung muss innerhalb von fünf Minuten erfolgen. Nach fünf falschen Codes erneut mit dem Passwort beginnen. Weitere Versuchssperren können zusätzlich greifen.
• Einrichtungscode oder Wiederherstellungscodes nach einem Neuladen nicht mehr sichtbar: Bestätigte Wiederherstellungscodes werden aus Sicherheitsgründen nicht erneut angezeigt. Vor dem Verlassen sichern. Bei Verlust des gesamten Satzes mit dem noch verfügbaren Authenticator einen Gerätewechsel durchführen.
• Eigenes einziges Administrationskonto ohne zweiten Faktor und ohne Codes: Ein autorisierter Serveradministrator muss das geschützte Werkzeug tools/reset-mfa.php verwenden. Es ist kein öffentlicher Umgehungsweg; das bestehende Passwort bleibt erforderlich.

4. Hell- und Dunkelmodus

1. Der Hell-/Dunkel-Regler befindet sich fest unten links. Auf dem Handy zuerst das Navigationsmenü öffnen. Klicke auf die linke Reglerseite für Hell oder die rechte für Dunkel. Du kannst den Regler auch ziehen. Mit der Tabulatortaste auswählen und mit den Pfeiltasten links beziehungsweise rechts umstellen.
2. Die Auswahl wird in diesem Browser gespeichert und bleibt nach dem Neuladen erhalten. Auf einem anderen Gerät kannst du eine eigene Auswahl treffen.
3. Auf der Anmeldeseite steht weiterhin die Auswahl System, Hell und Dunkel bereit. System folgt der Darstellung des Geräts.
4. Die Darstellung verändert weder gespeicherte Arbeitszeiten noch Dokumente oder Rechte.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Auswahl wird nicht behalten: Der Browser blockiert oder löscht den lokalen Speicher, beispielsweise im privaten Modus. Die App bleibt benutzbar; wähle die Darstellung bei Bedarf erneut.
• Ein Ausdruck bleibt hell: Druckansichten verwenden absichtlich eine gut lesbare helle Darstellung.

5. Übersicht und Posteingang

1. Nach der Anmeldung zeigt „Jetzt zu erledigen“ die aus den vorhandenen Daten ermittelten offenen Aufgaben: Anträge, Korrekturen, Monatsnachweise, Einsatzbestätigungen, Vertretungsvorschläge und fällige Nachweise.
2. Mit Öffnen direkt in den zuständigen Bereich wechseln. Es wird keine zweite Aufgabenliste geführt; der Stand kommt aus den ursprünglichen Vorgängen.
3. Die Navigation richtet sich nach deiner Rolle. Administration und Vorlagenverwaltung sind Mitarbeitenden nicht zugänglich. Umfangreiche Tabellen haben „Vorherige Einträge“ und „Weitere Einträge“.
4. „Mit Server verbunden“ bestätigt den letzten erfolgreichen Kontakt. Bei Verbindungsproblemen keine Speicherung vermuten: auf die ausdrückliche Serverbestätigung achten und nach dem Wiederverbinden neu laden.

6. Stundenzettel mit Hinfahrt, Arbeit, Pause und Rückfahrt

1. Zeiterfassung und den gewünschten Monat öffnen. Unter „Stundenzettel aus Einsatz erfassen“ deinen veröffentlichten Einsatz auswählen. Ein bereits übernommener Einsatz öffnet den vorhandenen Stundenzettel.
2. „Tatsächliche Zeiten erfassen“ öffnen. Einsatzort und Projekt sind übernommen; die vorgeschlagenen Arbeitszeiten ausdrücklich mit den tatsächlich geleisteten Zeiten abgleichen.
3. Im Abschnitt Hinfahrt Abfahrt, Ankunft am Arbeitsort, Fahrtpause und Startadresse eintragen. Ohne Hinfahrt beide Zeitfelder leer lassen.
4. Im Abschnitt Arbeit tatsächlichen Arbeitsbeginn und Arbeitsende sowie die gesamte Pause vor Ort eingeben. Wartezeiten zwischen Ankunft und Arbeitsbeginn werden nicht automatisch als Arbeitszeit angesetzt.
5. Im Abschnitt Rückfahrt Abfahrt, Ankunft am Zielort, Fahrtpause und Zieladresse ergänzen. Nachtfahrten mit dem richtigen Datum erfassen; bei der doppelten Herbststunde den ausdrücklich angebotenen UTC-Modus verwenden.
6. Projekt, Kilometer und Notiz kontrollieren. „Tatsächliche Zeiten und Pausen geprüft“ bestätigen und speichern. Die Fahrtzeit zählt bereits zur Arbeitszeit und damit zum Überstundenkonto.
7. Seite neu laden und den Eintrag erneut ansehen. Beispiel: 8 Stunden netto vor Ort plus je 1 Stunde Hin- und Rückfahrt ergeben 10 Stunden Arbeitszeit; die 2 Stunden Fahrt werden getrennt angezeigt.
8. Unter „Fahrten aus gespeicherten Zeiten übernehmen“ die gewünschte Richtung wählen. Fahrzeug, Kilometerstände, Fahrtart, Zweck und Kunde ergänzen. Zeit, Strecke und Projekt bleiben mit dem Stundenzettel verknüpft. Diese Übernahme bucht keine weitere Arbeitszeit.
9. Spätere Zeitänderungen machen abweichende Fahrten kenntlich. „Abweichung prüfen / aktualisieren“ wählen und den Abgleich bewusst speichern. Eingereichte oder freigegebene Reisen müssen vor Änderungen begründet wieder geöffnet werden.
10. Ohne passenden Einsatz weiterhin „Zeiteintrag hinzufügen“ verwenden. Unter Reise & Projekte zeigt „Projektzeiten aus Stundenzetteln“ die automatisch gebildeten Summen; manuelle Projektverteilungen werden nicht zusätzlich addiert.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Doppelte Übernahme: vorhandenen Stundenzettel beziehungsweise vorhandene Fahrt bearbeiten.
• Eine Fahrt braucht ein vollständiges Zeitpaar. Startadresse, Zieladresse und Projekt zuerst im Stundenzettel ergänzen.
• Speicherfehler oder abgelaufene Anmeldung: erst nach erfolgreicher Serverantwort gilt der Eintrag als gebucht.

7. Fahrt- und Arbeitsphasen per Knopfdruck erfassen

1. Für Arbeit ohne Fahrt bleibt „Arbeit beginnen“ in der Übersicht verfügbar. Für einen Einsatz mit Hin- und Rückfahrt „Hinfahrt beginnen“ wählen. Es kann immer nur eine Erfassung laufen.
2. Optional einen eigenen veröffentlichten Einsatz auswählen. Arbeitsort und Projekt werden übernommen. Startadresse und Rückfahrtziel ergänzen; Speichern startet die Hinfahrt mit der Serverzeit.
3. Am Arbeitsort „Ankunft am Arbeitsort“ drücken. Erst „Arbeit vor Ort beginnen“ startet die Arbeitsphase. Die dazwischenliegende Wartezeit wird nicht automatisch gezählt.
4. Pausen jeweils über „Pause dieser Phase beginnen“ und „Pause beenden“ erfassen. Hin-, Arbeits- und Rückfahrtpausen bleiben getrennt. Vor dem Wechsel der Phase die Pause beenden.
5. Nach der Arbeit „Arbeit vor Ort beenden“, bei Abfahrt „Rückfahrt beginnen“ und am Ziel „Ankunft am Zielort“ drücken. Jede erfolgreiche Aktion wird vom Server bestätigt. Ein Neuladen erhält den bestätigten Phasenstand.
6. „Stundenzettel prüfen und speichern“ öffnen. Tatsächliche Zeitpunkte, Datum, Pausen, Adressen und Projekt kontrollieren. Die Zeiterfassung arbeitet mit Minuten; kurze Pausen deshalb vor dem Speichern sorgfältig prüfen. Fehler können im selben Formular berichtigt werden.
7. Angaben ausdrücklich bestätigen und speichern. Erst dieser Schritt bucht die Arbeitszeit und beendet den Timer gemeinsam. Die gleiche Erfassung kann kein zweites Mal gebucht werden. Fahrzeiten zählen bereits zur Gesamtarbeitszeit.
8. Seite neu laden und den Stundenzettel unter Zeiterfassung im richtigen Monat erneut öffnen. Über die vorhandene Fahrtenübernahme lassen sich anschließend die Kilometeraufstellungen ergänzen; dadurch entstehen keine zusätzlichen Arbeitsstunden.
9. Für eine abgebrochene Erfassung „Laufende Erfassung verwerfen“ verwenden. Das erzeugt keine Buchung. Nicht bestätigte Klicks bei Netzausfall nicht als gespeichert annehmen; dafür steht die gesonderte verschlüsselte Offline-Zeiterfassung bereit.
10. Beim bisherigen einfachen Arbeitstimer beendet „Arbeit beenden und speichern“ die reine Arbeitsbuchung. Hin- und Rückfahrten lassen sich im gespeicherten Stundenzettel ergänzen. Eine Erfassung über 24 Stunden im einfachen Timer muss manuell berichtigt werden.

8. Überstunden, Anfangssaldo und Abwesenheitsregeln

1. Die Personalverwaltung trägt im Mitarbeiterdatensatz den vereinbarten Stichtag und den Anfangssaldo ein. Der Anfangssaldo gilt unmittelbar vor dem Stichtag. Ein fehlender Stichtag bleibt als „Noch nicht eingerichtet“ sichtbar.
2. Arbeitsmodell, Tages-Soll, Feiertage und Gutschriften unter Konten & Zeitnachweise mit einem Gültigkeitsdatum festlegen. Standard sind Montag bis Freitag je acht Stunden; individuelle Modelle sind möglich.
3. Das Konto rechnet für jeden Tag mit dem an diesem Tag gültigen Modell: Anfangssaldo + Nettoarbeit vor Ort + Nettofahrzeit + vereinbarte Gutschriften − Sollzeit.
4. Genehmigter Urlaub, Krankheit und Feiertage werden nur nach den ausdrücklich eingestellten Regeln gutgeschrieben. Eine Gutschrift wird pro Tag nicht mehrfach addiert. Ein halber Urlaubstag zählt mit dem halben Tages-Soll.
5. Zukünftige Vertragsänderungen überschreiben frühere Monate nicht. Fehlende Regeln und Feiertagsbestätigungen erscheinen als Hinweise. Laufende Timer zählen erst nach dem Speichern.
6. Die gesamte Nachtbuchung wird weiterhin dem gewählten Buchungstag zugeordnet. Für eine andere betriebliche Zuordnung mehrere nachvollziehbare, nicht überlappende Einträge verwenden.

9. Arbeitsplanung, Navigation und persönlicher Kalender

1. Nur die Administration legt Einsätze an, ändert Entwürfe und veröffentlicht sie. Mitarbeitende sehen ihre eigenen veröffentlichten Einsätze. Teamleitungen erhalten zusätzlich die lesende Übersicht ihrer zugeordneten Mitarbeitenden.
2. Die Teamübersicht enthält Zeit, Ort und Projekt; interne Entwürfe, private Notizen, Einsatzdateien und Personaldokumente werden nicht darüber freigegeben.
3. Einsatz im Kalender anklicken. Adresse, Projekt, Zeiten und die eigenen freigegebenen Unterlagen prüfen und den Einsatz als gelesen bestätigen.
4. Eine Karte wird erst nach „OpenStreetMap-Karte laden“ eingeblendet. Erst dieser Klick übermittelt Koordinaten und Verbindungsdaten an OpenStreetMap. Apple Karten und Google Maps lassen sich unabhängig davon direkt über die Adresse öffnen.
5. Die automatische Adresssuche braucht weiterhin euren eigenen eingerichteten Photon-Dienst. Ohne Dienst bleiben manuelle GPS-Angaben und die Navigation über die Adresse möglich.
6. Für eine einmalige Kopie „Kalender exportieren“ verwenden. Für laufende Aktualisierung unter „Persönliches Kalenderabo“ einen geheimen Link erstellen und als Abo in deinem Kalenderprogramm eintragen.
7. Der Abolink wird nur bei der Erstellung angezeigt. Er enthält nur deine veröffentlichten Einsätze mit Zeit und Ort, 30 Tage zurück bis ein Jahr voraus. Keine internen Notizen oder Dokumente werden mitgeliefert.
8. Den Link nicht weitergeben. „Abo widerrufen“ sperrt den Abruf sofort; ein neuer Link ersetzt den alten. Bereits im Kalenderprogramm gespeicherte Kopien gegebenenfalls dort entfernen. Nach einer Datenrücksicherung sind neue Abolinks erforderlich.

10. Anträge, Freigaben, Korrekturen und Abwesenheiten

1. Anträge öffnen, Antrag hinzufügen wählen, Art und Zeitraum eintragen und speichern. Einträge lassen sich für die Detailansicht wieder anklicken.
2. Für einen halben Urlaubstag genau einen Tag sowie Beginn und Ende des abwesenden Zeitfensters angeben. So kann zum Beispiel Urlaub von 08:00 bis 12:00 neben einem Einsatz von 13:00 bis 17:00 bestehen.
3. Eine andere zuständige Person entscheidet unter Freigaben. Auch die Administration darf eigene Anträge oder Kosten nicht selbst genehmigen.
4. Ein offener eigener Antrag kann zurückgezogen werden. Bei Rückfragen die Angaben über den vorgesehenen Bearbeitungsablauf ergänzen.
5. Eine bereits genehmigte Abwesenheit über „Änderung / Storno anfragen“ ändern. Stornierung oder neuen Zeitraum wählen und den Grund eintragen. Bis zur Entscheidung gilt die ursprüngliche Genehmigung weiter.
6. Die andere zuständige Person prüft und begründet Genehmigung oder Ablehnung der Korrektur. Danach neu laden und Zeitraum, Status und Urlaubskonto kontrollieren. Ein nicht mehr benötigter offener Änderungswunsch kann zurückgezogen werden.
7. Eine Krankmeldung kann trotz bestehendem Einsatz genehmigt werden. Der Einsatz erscheint dann als Klärungsbedarf bei Mitarbeitenden und Administration und wird nicht als verfügbare Einsatzkapazität gerechnet. Die Administration klärt die tatsächliche Besetzung.
8. Eingereichte oder freigegebene Monatsnachweise und abgeschlossene Monate schützen ihre Zeiträume. Vor einer Korrektur müssen die betroffenen Nachweise beziehungsweise Monate begründet wieder geöffnet werden.
9. Eine bestätigte Krankheit während genehmigten Urlaubs wird nicht automatisch doppelt gerechnet. Die betroffenen Abwesenheiten über den Korrekturablauf fachlich klären.

11. Reise & Projekte: jede Fahrt einzeln dokumentieren

1. Unter „Reise & Projekte“ zum Abschnitt „Einzelfahrten · detaillierte Aufstellung“ gehen und „Fahrt hinzufügen“ wählen.
2. Fahrtdatum sowie tatsächliche Abfahrts- und Ankunftszeit erfassen. Jede einzelne Hin- oder Rückfahrt ist ein eigener Datensatz. Das Fahrtdatum muss dem Abfahrtstag entsprechen.
3. Fahrtart korrekt auswählen: „Dienstliche Auswärtstätigkeit“, „Erste Tätigkeitsstätte“ oder „Privatfahrt“. Eine Auswärtstätigkeit ist nicht dasselbe wie der regelmäßige Weg zur ersten Tätigkeitsstätte.
4. Start- und Zieladresse vollständig angeben. Route oder Umwege ergänzen. Für eine dienstliche Auswärtstätigkeit Kunde beziehungsweise Geschäftspartner, konkreten Zweck und Projekt oder Auftrag nennen.
5. Kennzeichen, Fahrzeugzuordnung und Kilometerstände bei Abfahrt und Ankunft erfassen. Die gefahrenen Kilometer berechnet der Server aus der Differenz. Widersprüchliche Kilometerstände und überlappende Fahrten desselben Fahrzeugs werden abgewiesen.
6. Bei Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte zusätzlich die einfache Entfernung angeben. Diese ist nicht automatisch identisch mit den tatsächlich gefahrenen Hin- und Rückweg-Kilometern. Die App berechnet daraus keine steuerliche Entfernungspauschale.
7. Nur für dienstliche Auswärtstätigkeiten mit Privatfahrzeug wird ein betrieblicher Erstattungsbetrag anhand des hinterlegten Kilometersatzes angezeigt. Das ist weder eine steuerliche Anerkennungszusage noch eine automatisch eingereichte Reisekostenabrechnung.
8. Speichern, Seite neu laden und Fahrt prüfen. Bei späteren Änderungen einen konkreten Änderungsgrund eintragen. Mit „Verlauf“ lassen sich die vollständigen vorherigen und neuen Angaben ansehen.
9. Eine versehentliche Fahrt mit „Ausblenden“ und einer Begründung stornieren. Sie verschwindet aus der normalen Liste, bleibt mit ihrem Verlauf erhalten. In abgeschlossenen Monaten sind Änderungen und Stornierungen gesperrt.
10. Die Einzelfahrtenaufstellung ist ein Nachweis über Strecken. Sie erzeugt keine zusätzliche Zeitbuchung und keinen automatischen Auszahlungsauftrag. Arbeits-/Fahrzeiten unter „Zeiterfassung“ und erstattungsfähige Kosten separat erfassen.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Kilometerbereich überschneidet sich: Vorherige Fahrten, korrekte Person und Kennzeichen prüfen. Ein abweichend geschriebenes Kennzeichen darf nicht genutzt werden, um widersprüchliche Fahrten zu umgehen.
• Fahrt in der Liste nicht sichtbar: Von-/Bis-Datum und Personenfilter prüfen. Nur berechtigte Fahrten erscheinen.
• Erstattungsbetrag null: Fahrtart und Fahrzeugzuordnung prüfen. Für Firmenfahrzeuge, Privatfahrten und erste Tätigkeitsstätte gibt es keine automatische betriebliche Kilometererstattung aus dieser Anzeige.

12. Fahrten für die Unterlagen zum Finanzamt exportieren

1. Im Einzelfahrtenbereich Von-/Bis-Datum und gegebenenfalls eine Person wählen. Der Filter gilt für Export, Änderungsverlauf und Druckansicht.
2. „Fahrten-CSV exportieren“ lädt die aktuelle Aufstellung mit Fahrt-ID, Version, Person, Fahrtart, Datum, Uhrzeiten, Adressen, Route, Kunde, Zweck, Projekt, Kennzeichen, Kilometerständen und Strecke.
3. Die Datei weist dienstliche Auswärtstätigkeiten und Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte getrennt als Fahrtarten aus. Zusätzlich stehen die einfache Entfernung sowie betriebliche Satz- und Betragsangaben in eigenen Spalten.
4. „Änderungsverlauf exportieren“ zusätzlich herunterladen. Er enthält auch stornierte Fahrten und dokumentiert für Änderungen vollständige Vorher-/Nachher-Werte, Bearbeiter, Zeitpunkt und Grund. Zusammen mit der aktuellen Aufstellung und Belegen aufbewahren.
5. Über „Druckansicht öffnen“ eine nach Fahrtarten gegliederte Darstellung aufrufen. „Drucken / als PDF speichern“ verwendet die Druckfunktion des Browsers. Beim Speichern jede Seite auf vollständige Angaben kontrollieren.
6. CSV-Dateien verwenden UTF-8 und Semikolon als Trennzeichen. Beim Öffnen in einem Tabellenprogramm gegebenenfalls den Import mit diesen Einstellungen wählen. Die zugrunde liegenden Nachweisdaten nicht in einer Tabellenkopie stillschweigend verändern.
7. Die App ist eine betriebliche Nachweis- und Auswertungshilfe. Eine exportierte CSV-Datei ist nicht automatisch ein anerkanntes elektronisches Fahrtenbuch. Steuerliche Einordnung, Vollständigkeit, zeitnahe Erfassung, Erstattungen und die konkrete Verwendung mit der Steuerberatung abstimmen.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Umlaute oder Spalten falsch: UTF-8 und Semikolon im Importdialog einstellen. Keine zusätzliche Trennung am Komma wählen.
• Fahrt fehlt im aktuellen CSV: Zeitraum, Berechtigung und Stornierung prüfen; stornierte Fahrten stehen im Änderungsverlauf.
• Druckfenster fehlt: Pop-up-Einstellung und Browser-Druckfunktion prüfen. Die CSV-Ausgabe bleibt ein eigenständiger Exportweg. Keine steuerliche Anerkennung aus einer gelungenen Druckausgabe ableiten.

13. Reisekosten und Projektzeiten abrechnen

1. Mit „Kosten erfassen“ unter „Reise & Projekte“ einen Kostenentwurf anlegen. Kostenart, Datum, Projekt und Beschreibung auswählen beziehungsweise eintragen.
2. Bei separaten Fahrtkosten Kilometer und Kennzeichen erfassen. Für detaillierte Reisen bevorzugt die bestehenden Einzelfahrten in einer Reiseabrechnung verknüpfen. Die gleiche Strecke nicht zusätzlich als manuelle Fahrtkosten einreichen.
3. Hotel, Parken und sonstige Auslagen als vorhandene Einzelkosten mit Originalbeleg anlegen. „Bereits vom Unternehmen bezahlt“ kennzeichnet Kosten, die nicht nochmals an Mitarbeitende erstattet werden. Automatische Verpflegungspauschalen werden in der zusammenhängenden Reiseabrechnung berechnet.
4. Den Originalbeleg bei Bedarf anhängen und speichern. Den Entwurf nach dem Neuladen kontrollieren. Ein Beleg ist erst hinterlegt, wenn Upload und Speichern erfolgreich waren.
5. Einzelkosten ohne Reisezuordnung mit Einreichen zur Prüfung geben. Verknüpfte Einzelkosten werden gemeinsam über die Reiseabrechnung freigegeben; sie haben deshalb keine zweite Einreichen-Schaltfläche. Nach Einreichung sind die verknüpften Quellen gegen Änderungen gesperrt.
6. Der bisherige Kosten-CSV enthält Einzelkosten. Für eine vollständige Reise einschließlich Pauschalen und Fahrten den Export im Reise-Detailfenster verwenden. Diese Exporte nicht als zusätzliche Erstattungen zusammenzählen.
7. „Projektzeit anlegen“ erfasst eine Projekt-Zuordnung in Stunden:Minuten mit Kostenstelle. Sie ist keine weitere Arbeitszeitbuchung und wird nicht zusätzlich ins Überstundenkonto addiert.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Betrag unerwartet: Kostenart, Kilometer und den bei der Erfassung hinterlegten betrieblichen Satz prüfen. Der Satz ist eine betriebliche Einstellung, keine geprüfte Steuervorgabe.
• Genehmigte Kosten falsch: Die Personalverwaltung klärt eine nachvollziehbare Korrektur. Nicht dieselbe Ausgabe erneut einreichen, ohne die ursprüngliche Erstattung zu berücksichtigen.

14. Qualifikation, Führerschein, ADR und Personalausweis hinterlegen

1. Unter „Dokumente“ „Dokument hinterlegen“ wählen. Die richtige Person, Dokumentname und Kategorie auswählen. Persönliche Kategorien sind Qualifikation, Führerschein, ADR und Personalausweis.
2. Originaldatei auswählen. Unterstützt werden PDF, Office-Dateien, Text und Bilder bis 20 MiB. Die Datei wird auf dem Server anhand von Endung und erkanntem Dateityp geprüft; ein Schadsoftware-Scan ist damit nicht enthalten.
3. Für persönliche Nachweise das tatsächliche Gültig-bis-Datum eintragen. Nur bei einem tatsächlich unbefristeten Nachweis die ausdrückliche Option „Nachweis ausdrücklich unbefristet“ aktivieren.
4. Persönliche Nachweise lassen sich nicht unternehmensweit freigeben. Zugriff haben die betreffende Person, Personalabteilung und Administration. Eine Teamleitung erhält dadurch keinen Zugriff auf die Ausweiskopie oder das Original.
5. Speichern und nach dem Neuladen Kategorie, Person, Datum und Originaldownload prüfen. Nur erforderliche Unterlagen hochladen; die Verwaltung legt fest, welche Nachweise tatsächlich benötigt werden.
6. Drei Kalendermonate vor Ablauf erscheint eine Erinnerung bei der betreffenden Person und der zuständigen Personalverwaltung beziehungsweise Administration. Abgelaufene Unterlagen bleiben sichtbar gekennzeichnet.
7. Bei Verlängerung den Eintrag bearbeiten, neue Originaldatei und neues Ablaufdatum hinterlegen und erneut kontrollieren. Ein alter Friststatus wird anhand des neu gespeicherten Datums berechnet.
8. Dokumentname, Ansehen oder die Dokumentzeile anklicken. Im kleinen Fenster stehen Person, Kategorie, Ablaufdatum, Zugriff und Änderungszeit. Originalvorschau laden zeigt PDFs, Bilder und Text. PDFs werden lokal mit PDF.js angezeigt; Vorherige Seite und Nächste Seite wechseln zwischen den Seiten. Office-Dateien und andere nicht unterstützte Formate über Original herunterladen im passenden Programm öffnen. Es werden keine Originale an einen fremden Vorschau-Dienst geschickt.
9. Bestehenden Nachweis bearbeiten und „Diesen Nachweis in der Qualifikationsmatrix führen“ aktivieren. Prüfverfahren, Stufe (0–9), Norm, Aussteller, Gültig ab, Kundenfreigaben (eine je Zeile) und Einschränkungen ergänzen. Ablaufdatum und Originaldatei bleiben die vorhandenen Angaben.
10. Administration oder Personalabteilung bestätigt nach fachlicher Prüfung den Nachweis. Änderungen durch Mitarbeitende an fachlichen Angaben, Datei oder Gültigkeit heben diese Bestätigung auf. Die Matrix ist keine automatische behördliche Anerkennung.
11. Unter Qualifikationsmatrix nach Person, Verfahren, Norm oder Kunde suchen und ein Prüfdatum wählen. „Nachweis ansehen“ öffnet den ursprünglichen Dokumenteintrag. Nur eigene Nachweise beziehungsweise die nach Rolle berechtigten Personen werden angezeigt.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Ablaufdatum fehlt: Bei persönlichen Kategorien ist entweder ein Datum oder die ausdrückliche Unbefristet-Auswahl erforderlich.
• Unternehmensfreigabe abgewiesen: Persönliche Nachweise sind absichtlich geschützt. Eine andere Dokumentkategorie darf nicht zur Umgehung verwendet werden.
• Dateityp passt nicht: Eine umbenannte Endung macht aus einer Datei kein gültiges PDF oder Bild. Originaldatei im passenden Format neu ausgeben.
• Upload scheitert trotz erlaubter Größe: Zusätzlich gelten die noch zu prüfenden Anfrage-, PHP- und Speichergrenzen des tatsächlichen Hostings.
• PDF kann nicht angezeigt werden: Datei auf Beschädigung oder Passwortschutz prüfen. Original erhalten und gegebenenfalls im passenden Programm öffnen. Eine leere Vorschau ist kein Nachweis, dass das Original leer ist.

15. Mitteilungen erstellen, veröffentlichen und lesen

1. „Mitteilungen“ öffnen und „Entwurf anlegen“ wählen. Empfänger, Sichtbarkeit, Betreff und Text eintragen.
2. Der gespeicherte Entwurf ist noch nicht als Mitteilung veröffentlicht. Der Autor kann ihn bearbeiten oder ausblenden.
3. „Intern veröffentlichen“ stellt die Mitteilung der berechtigten Empfängerperson beziehungsweise dem freigegebenen Unternehmenskreis bereit. Nur Personalverwaltung und Administration dürfen Unternehmensmitteilungen veröffentlichen.
4. Empfänger können „Als gelesen markieren“ wählen. Der Lesestatus bleibt nach dem Neuladen erhalten.
5. Mitteilungstexte bleiben innerhalb der App. Allgemeine E-Mail-Hinweise aus der Warteschlange werden nur bei eingerichtetem und aktiviertem Versand verschickt; keine externen Chat-Nachrichten.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Empfänger sieht den Text nicht: Prüfen, ob der Entwurf bereits veröffentlicht und die richtige Person ausgewählt wurde.
• Text nach Veröffentlichung nicht frei bearbeitbar: Eine neue Korrekturmitteilung erstellen, damit der bisherige Inhalt nachvollziehbar bleibt.

16. Team, Konten, Rollen und Berechtigungen administrieren

1. Unter „Team“ eine Person mit Name, Kürzel, Funktion, eigener E-Mail-Adresse und Team anlegen. „Person aktiv“ steuert, ob die Person die App nutzen kann.
2. Als Administration den Unterpunkt „Mitarbeiter bearbeiten“ öffnen. Nach Name, E-Mail, Team oder Funktion suchen. „Alle Felder bearbeiten“ öffnet Stammdaten, Jahresurlaub, Aktivstatus und sämtliche Einstellungen des Überstundenkontos. Speichern, die Seite neu laden und die Person erneut öffnen, um den gespeicherten Stand zu prüfen. Unter Team öffnet „Bearbeiten“ dasselbe Formular mit dem aktuellen Serverstand.
3. Bei aktivierten Konten darf nur die Administration die E-Mail-Adresse ändern. Profil und Anmeldekonto werden gemeinsam aktualisiert. Alte Sitzungen und Aktivierungslinks werden ungültig; Passwort und zweiter Faktor bleiben erhalten. Die Person meldet sich anschließend mit der neuen Adresse an. Bei Änderung der eigenen Adresse wird auch die eigene Sitzung beendet. Nicht aktivierte Personen benötigen nach einer Adressänderung einen neuen Aktivierungslink.
4. Die fachliche Funktion im Personenprofil ist nicht die technische Kontorolle. Die technische Rolle wird unter „Administration → Persönliche Konten“ vergeben.
5. „Mitarbeitende“ verwalten eigene Vorgänge. „Teamleitung“ erhält zusätzliche Freigaberechte für Mitarbeitende desselben Teams. „Personalabteilung“ verwaltet Personal, Nachweise und Monatsabschlüsse. Arbeitspläne erstellt und verändert ausschließlich die Administration; Teamleitungen erhalten zusätzlich eine lesende Teamübersicht ohne interne Notizen und Unterlagen, Mitarbeitende sehen ihre eigenen zugewiesenen Einsätze. „Administration“ verwaltet zusätzlich Konten, Rollen, Sicherheitsrücksetzungen, Einstellungen und Sicherungen.
6. Für eine Teamleitung muss eine Teamzuordnung vorhanden sein. Zugriff auf private persönliche Originalnachweise wird durch die Teamleitungsrolle nicht automatisch erteilt.
7. Zum Aktivieren eines Kontos den Aktivierungslink erstellen und der richtigen Person über einen vereinbarten sicheren Weg geben. Die Person setzt Passwort und Authenticator selbst.
8. Bei Rollenänderung oder Kontosperre werden bestehende Sitzungen dieser Person beendet. Deaktivierte Profile bleiben zur Nachvollziehbarkeit erhalten.
9. Das eigene Administrationskonto kann nicht über die Kontenliste gesperrt oder herabgestuft werden. Eigene Passwörter und Authenticator über die persönlichen Sicherheitsseiten ändern.
10. Im Änderungsprotokoll stehen gespeicherte Aktionen. Einzelfahrten besitzen zusätzlich einen vollständigen Vorher-/Nachher-Verlauf. Direkte Datenbankänderungen sind kein normaler Bedienweg.

Wenn etwas nicht funktioniert

• E-Mail bereits vorhanden: Nicht eine zweite Person mit derselben Adresse anlegen. Bestehendes Profil prüfen.
• E-Mail-Änderung abgewiesen: Die neue Adresse muss eindeutig sein. Nur die Administration darf die Anmelde-E-Mail eines vorhandenen Kontos ändern.
• Teamleitung sieht falsche oder keine Personen: Teamnamen und technische Kontorolle prüfen. Gleich geschriebene Teamzuordnungen sind erforderlich.

17. Monatsabschluss und betriebliche Einstellungen

1. Unter Konten & Zeitnachweise für jede abrechnungsrelevante Person Arbeitsmodell, Personalnummer und Gutschriftregeln prüfen. Reine Verwaltungskonten können ausdrücklich aus der Lohnvorbereitung herausgenommen werden.
2. Mitarbeitende reichen ihren eigenen vergangenen Monatsnachweis ein. Eine andere zuständige Person prüft und gibt ihn frei.
3. In der Administration die Abschlussvoraussetzungen prüfen. Fehlende oder nachträglich veränderte Freigaben, laufende Timer und offene Abwesenheitsvorgänge verhindern den Abschluss.
4. Den gewünschten vergangenen Monat abschließen. Spätere Änderungen werden gesperrt.
5. Für notwendige Korrekturen Monat mit Begründung wieder öffnen, gegebenenfalls den Nachweis durch eine andere zuständige Person wieder öffnen lassen, korrigieren und erneut bestätigen und freigeben.
6. Kilometersatz und Veröffentlichungsregeln nur nach betrieblicher Abstimmung einstellen. Die App ersetzt keine fachliche Freigabe der zugrunde liegenden Regeln.

18. Datensicherung im Überblick

1. Administration → Datensicherung herunterladen öffnen und dein bestehendes Passwort bestätigen.
2. Die Datei wird ausschließlich verschlüsselt als .qceb ausgegeben. Eine verschlüsselte Sicherungskonfiguration ist dafür erforderlich; es gibt keinen unverschlüsselten Ersatzdownload.
3. Sicherung und die getrennten Sicherungs- und MFA-Schlüssel geschützt außerhalb des Webservers aufbewahren. Die Schlüssel gehören nicht in E-Mails oder den App-Chat.
4. Einrichtung, automatischer Serverauftrag und die tatsächliche Rücksicherung werden in Kapitel 30 beschrieben. „Betrieb & Hinweise“ zeigt fehlende oder überfällige Nachweise.

19. Häufige Störungen systematisch eingrenzen

1. Zuerst notieren: betroffener Bereich, Person, Datum, letzte erfolgreiche Aktion und genaue Fehlermeldung. Keine Passwörter, Authenticator-Schlüssel, Wiederherstellungscodes oder Ausweiskopien in eine Fehlermeldung kopieren.
2. Bei einem Konflikt („Daten wurden inzwischen geändert“) bleiben die aktuellen Formulareingaben zunächst sichtbar. Diese sichern, den aktuellen Stand laden und erst nach Vergleich erneut speichern. „Aktuellen Stand laden“ kann die Formularwerte durch den gespeicherten Stand ersetzen.
3. Bei einer unklaren Speicherung zuerst neu laden und nachsehen, ob der Eintrag bereits vorhanden ist. Ein zweiter Klick ohne Kontrolle kann eine doppelte Erfassung verursachen.
4. Bei einer Berechtigungssperre die Administration bitten, aktive Person, Kontorolle und Teamzuordnung zu prüfen. Ein anderer Browser ersetzt keine fehlende Berechtigung.
5. Bei Anmeldeproblemen Passwortphase und zweiten Faktor getrennt prüfen. Nach einem Passwort- oder Rollenwechsel sind alte Sitzungen absichtlich ungültig.
6. Bei Hostingfehlern die zuständige Serververwaltung einschalten. Benötigt werden PHP ab 8.3, SQLite3, Fileinfo, OpenSSL, ein geschützter Datenordner und eine korrekte HTTPS-Adresse. Datenbank und Konfiguration gehören außerhalb des öffentlichen Web-Verzeichnisses.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Die App kann technische Eingaben prüfen, aber keine fehlenden tatsächlichen Arbeitszeiten, gesetzlichen Ansprüche oder steuerlichen Sachverhalte erfinden.
• Falls eine Störung nicht sicher geklärt ist, den betroffenen Vorgang nicht als geprüft oder freigegeben behandeln. Originalbelege und Sicherungen erhalten.

20. Automatische Adresssuche mit eigenem Photon-Server

1. Der eigene Suchserver ist noch nicht vorhanden. Die App-Anbindung ist vorbereitet; eine echte Photon-Installation und die Suche mit echten Kartendaten sind noch nicht abgenommen. Bis dahin steht im Planungsformular „Adresssuche noch nicht eingerichtet“.
2. Nach Einrichtung des Servers: Als Administration Arbeitsplanung öffnen und eine Planung hinzufügen oder bearbeiten. Eine vollständige Einsatzadresse mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort eingeben.
3. Das Adressfeld verlassen, etwa durch Klick in Projekt / Kunde. Die App sendet ausschließlich die Adresse über ihren Server an euren eigenen Photon-Suchdienst. Mitarbeitername, Zeiten, Notizen und Dokumente sind nicht Bestandteil der Suchanfrage.
4. Den passenden Adresstreffer anklicken. Die App übernimmt dessen Koordinaten automatisch; die eingegebene Adresse bleibt erhalten. Auch bei nur einem Treffer muss die Adresse bewusst ausgewählt werden. Der erste Suchtreffer kann ungenau sein.
5. Planung speichern, Seite neu laden und den Einsatz wieder öffnen. Adresse, Kartenpunkt und Navigationsziel vor dem ersten echten Einsatz abgleichen.
6. Eine Änderung der Adresse entfernt alte GPS-Koordinaten sofort im Formular. Ein Ergebnis einer vorherigen Suche darf den neuen Stand nicht überschreiben. Mit „Adresse erneut suchen“ lässt sich eine Suche wiederholen.
7. Bei leeren Ergebnissen oder einem Ausfall wird kein Punkt übernommen. Die App erlaubt dann weiterhin das Speichern der Adresse ohne GPS; es erscheint keine eingebettete Karte. Apple- und Google-Navigation können mit der Adresse geöffnet werden. Optional kann die Administration einen geprüften GPS-Punkt manuell eintragen.
8. Die Administration verbindet den Suchdienst über die geschützte Server-Konfiguration. Mitarbeitende erhalten keinen Suchzugang. Der Browser ruft den Suchserver nicht direkt auf. Für die Einrichtung die beigefügte Anleitung „Eigener Adresssuchdienst“ verwenden.

Wenn etwas nicht funktioniert

• „Noch nicht eingerichtet“: Es gibt noch keinen verbundenen eigenen Suchserver. Das ist kein falscher Adresswert. Die Einrichtung muss vor Nutzung der automatischen Suche abgeschlossen werden.
• „Nicht erreichbar“: Serverbetrieb, gültiges HTTPS-Zertifikat, Zugangsschutz und Netzverbindung von der App prüfen lassen. Die App schaltet die Zertifikatsprüfung nicht ab und folgt keinen Weiterleitungen.
• Mehrere oder falsche Treffer: Hausnummer, PLZ und Ort ergänzen. Ein Länder-/Ortsauszug des Suchservers muss den Einsatzort abdecken; OpenStreetMap kann unvollständige Adressen enthalten.
• Speichern gesperrt: Eine laufende Suche abwarten und einen Treffer auswählen. Unbestätigte Treffer werden nicht stillschweigend übernommen.
• Zu viele Suchanfragen: Nach 120 Suchanfragen je Administrationskonto innerhalb von 15 Minuten greift eine zeitweise Sperre. Später erneut versuchen.

21. Sicherheit, Speichergrenzen und Zeitumstellung

1. Persönliche Nachweise, Verträge und Abrechnungen sind privat. Nach einer entsprechenden Einstufung bleibt das Dokument auch nach einem Kategorienwechsel vertraulich. Dieselbe Originaldatei lässt sich nicht durch einen zweiten Eintrag unternehmensweit freigeben. Eine allgemeine Vorlage als neue, nicht vertrauliche Datei unter Sonstiges anlegen.
2. In Team eine Person bearbeiten, Person aktiv abwählen und speichern. Das widerruft vorhandene Sitzungen und angefangene Zwei-Faktor-Anmeldungen. Nach späterer Reaktivierung ist eine neue Anmeldung erforderlich. Standard-Mitarbeitende sehen deaktivierte Personen nicht mehr im Teamverzeichnis; Personalverwaltung und berechtigte Teamleitung behalten den benötigten Zugriff.
3. Je Datei sind höchstens 20 MiB erlaubt. Zusätzlich gelten standardmäßig 250 MiB je Person und 2 GiB insgesamt. Auch Originaldateien ausgeblendeter oder nicht fertig angelegter Einträge belegen Speicher. Bei voller Grenze wird der Upload abgewiesen, ohne einen neuen Dateieintrag zu speichern.
4. Bei Speichergrenze erreicht zuerst die Administration informieren. Nicht blind mehrfach hochladen. Die Administration prüft geschützten Speicher, Sicherungen und Aufbewahrung; Kapazitätsänderungen werden über die geschützte Server-Konfiguration vorgenommen.
5. Arbeitszeiten weiterhin mit Hinfahrt, Arbeit vor Ort, Pause und Rückfahrt erfassen. Arbeitsbeginn und Arbeitsende gehören zusammen; Fahrten dürfen nicht ohne die Arbeitsphase eingereicht werden. Pausen in ganzen Minuten angeben. Acht Stunden Arbeit plus zwei Stunden Netto-Fahrt ergeben zehn Stunden bezahlte Zeit.
6. Bei der Zeitumstellung im Herbst gibt es die Stunde von 02:00 bis 02:59 zweimal. Für eine neue Einzelfahrt oder Zeiterfassung mit dem Knopf Zeitumstellung: UTC-Abstand manuell eingeben auf Textfelder umstellen. Zum Beispiel 2026-10-25T02:10+02:00 für die erste und 2026-10-25T02:10+01:00 für die zweite 02:10 Uhr. Dazwischen liegt eine Stunde.
7. In der Arbeitsplanung UTC-Abstand Beginn und UTC-Abstand Ende normalerweise auf Automatisch lassen. In der doppelten Herbststunde ausdrücklich Sommerzeit +02:00 oder Winterzeit +01:00 wählen. Die Detailansicht zeigt die Auswahl; die Kalenderdatei verwendet die eindeutigen UTC-Zeiten.
8. Vor dem Online-Start den aktuellen Prüfbericht und die Hosting-Anleitung abarbeiten. Lokal wurde PHP 8.5.12 verwendet. Im Hosting müssen die Sicherheitskorrekturen vom 21.10.2026 und der zum Einrichtungszeitpunkt aktuelle unterstützte Paketstand bestätigt sein. Betriebssystemabhängige Paketaktualisierungen und die zentrale Einstellung session.upload_progress.enabled=0 mit dem Anbieter prüfen.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Zugriffsfeld bleibt auf Persönlich: Das Dokument wurde als vertraulich eingestuft. Die Sperre ist beabsichtigt. Durch Umbenennen, eine andere Kategorie oder einen zweiten Dateiverweis lässt sie sich nicht aufheben.
• Doppelte Uhrzeit oder falscher UTC-Abstand: Sommer-/Winterzeit passend zur gewählten Stunde wählen. In der nicht existierenden Frühlingsstunde lässt sich keine Zeit buchen. Angaben nicht durch eine erfundene Uhrzeit ersetzen.
• Großer Upload scheitert trotz freiem Speicher: Hosting-Anfragegrenze, post_max_size und die Wirksamkeit der beigefügten .user.ini prüfen lassen. PHP-Warnmeldungen dürfen nicht öffentlich angezeigt werden. Die tatsächliche Hosting-Einrichtung steht noch aus.
• Ausblenden ist keine endgültige Löschung. Datensicherungen enthalten personenbezogene Daten und sind nicht durch die App zusätzlich verschlüsselt. Geschützte, möglichst verschlüsselte Aufbewahrung sowie Fristen und Löschverfahren müssen für den tatsächlichen Betrieb festgelegt werden.

22. Vorlagen, eigene Felder und Auswahlmöglichkeiten bearbeiten

1. Als Administration in einer Rubrik oben „Vorlage bearbeiten“ anklicken. Alternativ unter Administration den Unterpunkt „Vorlagen bearbeiten“ öffnen. Diese Bedienelemente stehen nur der Administration zur Verfügung.
2. Unter „Vorlage auswählen“ den gewünschten Erfassungsbereich wählen: Arbeitsplanung, Zeiterfassung, Team/Mitarbeiter, Anträge/Abwesenheiten, Dokumente, Reisekosten, Projektzeiten, Einzelfahrten, Mitteilungen oder Vertretungsübergabe. Abwesenheiten und Freigaben verwenden dieselben Antrags- beziehungsweise Kostenformulare. Die Übersicht und der Posteingang verweisen auf die zugehörigen Erfassungsformulare.
3. Bei einem festen Feld „Feld bearbeiten“ wählen, die Feldbezeichnung anpassen und speichern. Technische Kennungen und Berechnungsregeln bleiben gleich. Feldtypen und systemgesteuerte Pflichtangaben fester Felder bleiben geschützt.
4. „Neues Feld hinzufügen“ wählen. Eine eindeutige Bezeichnung und einen Typ auswählen: Text, mehrzeiliger Text, Zahl, Datum, Auswahlliste oder Ja/Nein. Bei einer Auswahlliste pro Zeile einen Wert eingeben. Eigene Felder lassen sich als Pflichtfeld festlegen; ein verpflichtendes Ja/Nein-Feld muss beim Speichern angekreuzt sein. Maximal 30 eigene Felder pro Vorlage.
5. Das neue Feld erscheint beim nächsten Öffnen des betreffenden Erfassungsformulars. Ein bestehender Eintrag wird erst beim erneuten Speichern gegen neue Pflichtfelder geprüft. Daten eingeben und speichern; nach Neuladen den Eintrag erneut öffnen und kontrollieren.
6. Felder können später umbenannt werden. Mit vorhandenen gespeicherten Werten bleibt der Feldtyp fest; für eine andere Datenart ein neues Feld anlegen. Bereits verwendete Auswahlwerte eigener Felder dürfen nicht entfernt werden.
7. „Feld aktiv“ abwählen und speichern, um ein eigenes Feld aus neuen Eingabeformularen auszublenden. Bereits gespeicherte Angaben bleiben erhalten. Sie erscheinen in Detailansichten oder aufklappbar als „Zusätzliche Angaben“. Durch erneutes Aktivieren lässt sich das Feld wieder bearbeiten. Es gibt keine dauerhafte Löschfunktion für Vorlagenfelder.
8. Bei geeigneten festen Auswahllisten „Auswahlmöglichkeiten“ öffnen. Bestehende Bezeichnungen umbenennen oder eine neue Auswahl ergänzen. Bei einer neuen Auswahl die zugrunde liegende bestehende Regel bewusst auswählen: etwa Urlaub für eine zusätzliche Urlaubsart oder ADR für eine zusätzliche Gefahrgutqualifikation. Diese Regel bleibt nach dem Anlegen fest und steuert Berechnung, Ablaufpflichten und Vertraulichkeit. Die Auswahlbezeichnung allein ändert diese Regeln nicht.
9. Auswahlmöglichkeiten können deaktiviert werden. Neue Einträge können sie danach nicht mehr verwenden; bestehende Zuordnungen bleiben lesbar und erhalten. Benutzerrollen, Freigabestatus, Zugriffseinstellungen und dynamische Mitarbeiterlisten werden nicht als freie Vorlagenauswahl verändert.
10. Zusätzliche Mitarbeiterangaben sind nur für die betreffende Person, die Personalabteilung und Administration sichtbar. Alle anderen Zusatzangaben folgen den Zugriffsrechten ihres Datensatzes. Bei Unternehmensmitteilungen und unternehmensweiten Dokumenten sind dadurch auch eigene Angaben für deren Empfängerkreis sichtbar.
11. „Vorlagendaten exportieren“ erzeugt eine CSV-Datei für die gewählte Vorlage einschließlich eigener Felder. Eigene Planungsangaben werden zusätzlich in den Kalenderexport übernommen. Vorhandene Fach-Exporte für Zeiten und Fahrten behalten ihr bisheriges Spaltenformat.
12. Nach Änderungen an der Vorlage sollten bereits geöffnete Formulare geschlossen und neu geöffnet werden. Bei einem Speicherkonflikt bleiben Eingaben erhalten. Den aktuellen Stand laden, Angaben kontrollieren und erneut speichern.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Die Schaltfläche fehlt: Kontorolle prüfen. Nur die Administration darf Vorlagen ändern; Berechtigungen werden zusätzlich auf dem Server kontrolliert.
• Die Auswahl ist geschützt: Kontorollen, Sichtbarkeitsregeln und automatisch erzeugte Mitarbeiterlisten werden über ihre zuständigen Verwaltungsbereiche geändert.
• Datentypwechsel oder Entfernen eines Auswahlwerts abgewiesen: Vorhandene Daten würden sonst ihre Bedeutung verlieren. Neues Feld beziehungsweise neue Auswahl anlegen und das alte Feld bei Bedarf deaktivieren.
• Die Eingabe lässt sich wegen eines Pflichtfelds nicht speichern: Das aktive Pflichtfeld ausfüllen; ein verpflichtendes Ja/Nein-Feld muss angekreuzt sein. Soll eine Ablehnung zulässig sein, das Feld optional machen oder eine Auswahlliste verwenden.
• Feld deaktiviert, alte Angaben weiterhin sichtbar: Das ist beabsichtigt und verhindert Datenverlust. Das Feld erneut aktivieren, wenn die Angaben wieder bearbeitet werden sollen.

23. Arbeitsmodelle mit Gültigkeitsdatum

1. Konten & Zeitnachweise öffnen und die gewünschte Person auswählen. „Arbeitsmuster & Personalnummer“ öffnen.
2. Unter „Gültig ab“ den tatsächlichen Beginn dieses Arbeitsmodells wählen. Für jeden Wochentag Sollstunden eintragen; freie Tage erhalten 0. Die Eingaben werden serverseitig in ganze Minuten umgerechnet.
3. Personalnummer, Feiertagsgebiet und Teilnahme an Monatsnachweis/Lohnvorbereitung festlegen. Personalnummern müssen eindeutig sein.
4. Urlaub, Krankheit und Feiertage jeweils ausdrücklich als Gutschrift, ohne Gutschrift oder noch ungeklärt einstellen.
5. Feiertage einzeln mit der Datumsauswahl hinzufügen oder entfernen. Nur die fachlich geprüften Tage hinterlegen; es werden keine Feiertage aus einem unbestätigten Bundesland geraten.
6. Feiertagsprüfung bestätigen und den Grund des Modells eintragen. Speichern, neu laden und die Modellhistorie prüfen.
7. Ein späteres Modell gilt erst ab seinem Stichtag. Betroffene eingereichte oder freigegebene Monate müssen vor rückwirkenden Änderungen wieder geöffnet werden. Bereits gespeicherte andere Stichtage bleiben erhalten.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Ein bereits belegter Stichtag wird nicht still überschrieben. Einen neuen tatsächlich zutreffenden Stichtag wählen; fehlerhafte historische Modelle mit der Personalverwaltung klären.
• Ein Urlaubskonto benötigt bestätigte Kalender für die betroffenen Jahresabschnitte. Ungeklärte frühere Abschnitte bleiben als Hinweis sichtbar.

24. Urlaubskonto, Übertrag und halbe Urlaubstage

1. Person und Urlaubsjahr auswählen und „Jahresurlaub & Übertrag“ öffnen.
2. Jahresanspruch, ausdrücklich bestätigten Übertrag und begründete Korrektur eintragen. Ein fehlender Übertrag wird nicht still als 0 angenommen.
3. Das Konto zeigt genehmigte Tage, offene Wünsche und den verbleibenden Anspruch. Arbeitstage richten sich nach dem jeweils gültigen Tages-Soll und bestätigten Feiertagen.
4. Bei halbem Urlaub genau einen Tag und das tatsächlich abwesende Zeitfenster eintragen. Für das Kontingent und eine vereinbarte Gutschrift zählt der halbe Solltag.
5. Genehmigte Abwesenheit über den Änderungs-/Stornoantrag korrigieren. Erst nach Freigabe durch eine andere zuständige Person wird das Kontingent neu berechnet.
6. Nach jeder Änderung neu laden und Antrag sowie Urlaubskonto gemeinsam prüfen.

25. Monatsnachweise bestätigen, prüfen und korrigieren

1. Mitarbeitende öffnen „Konten & Zeitnachweise“, wählen sich selbst und einen vergangenen Monat. „Auswertung laden“ zeigt Arbeit vor Ort, Fahrzeit, Gutschriften, Soll und Monatsdifferenz.
2. „Nachweis ansehen“ öffnet die Einzelbuchungen. Fahrzeiten zählen zur Arbeitszeit und werden zusätzlich getrennt ausgewiesen. Der Überstunden-Anfangssaldo gehört zum separaten Überstundenkonto; die Monatsdifferenz zeigt nur die Veränderung im gewählten Monat.
3. Fehlende Gutschriftregeln und Feiertagsbestätigungen zuerst durch die Personalverwaltung klären. Laufende Zeiterfassungen für den Zeitraum beenden.
4. „Eigenen Monatsnachweis bestätigen“ anklicken und speichern. Nur die Person selbst darf ihren Nachweis einreichen. Aktuelle und zukünftige Monate können noch nicht bestätigt werden.
5. Eine andere berechtigte Person aus Administration, Personalverwaltung oder zuständiger Teamleitung prüft den eingereichten Nachweis. „Nachweis freigeben“ öffnen, Prüfvermerk eingeben und speichern. Selbstfreigaben sind gesperrt.
6. Eingereichte beziehungsweise freigegebene Zeiten und betroffene Abwesenheiten lassen sich nicht direkt ändern oder ausblenden. Für Korrekturen zuerst den gegebenenfalls abgeschlossenen Monat und danach den Nachweis mit Begründung wieder öffnen.
7. Buchung bearbeiten, den Grund der Zeitkorrektur angeben und speichern. Mitarbeitende bestätigen den Monat anschließend erneut; die prüfende Person gibt die neue Version frei. Frühere Stände bleiben in der serverseitigen Nachweishistorie erhalten.
8. Nach Neuladen Versionsnummer und Freigabestand prüfen. Veränderte Berechnungsgrundlagen werden als abweichend erkannt und verhindern einen Lohnexport.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Ein fehlender zweiter zuständiger Prüfer verhindert Selbstfreigaben auch bei Administratoren. Dafür ein eigenes berechtigtes Personalverwaltungs-Konto vorsehen.
• Ein Zeitnachweis ist eine dokumentierte Bestätigung innerhalb der App; eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht Bestandteil dieser Funktion.

26. Planungsprüfungen, Sperren und Bestätigungen

1. Administration → Betrieb & Hinweise → Veröffentlichungsregeln einstellen öffnen.
2. Für Ruheabstand, Qualifikationen, Mindestbesetzung und Tagesanwesenheit festlegen: Hinweis, Veröffentlichungssperre oder ausdrücklich begründete Admin-Ausnahme. Grundlage und Grund dokumentieren.
3. Ein Tageswert von 0 bedeutet „nicht eingestellt“. Der Tageswert prüft geplante Anwesenheit; geplante Pausen werden nicht abgezogen. Den Ruheabstand gesondert unter Planungswarnungen einstellen.
4. Einsätze als Entwurf erfassen. Fachliche Anforderungen werden über einzelne Felder für Verfahren, Mindeststufe, Norm und Kunde angelegt. Allgemeine Nachweiskategorien werden angekreuzt; keine technischen Trennzeichen müssen eingegeben werden.
5. Vor Veröffentlichung alle Hinweise prüfen. Eine Sperre lässt sich nicht durch einen Freitext umgehen. Für eine zugelassene Ausnahme ist ein konkreter Prüfvermerk mit mindestens 20 Zeichen erforderlich.
6. Betriebsmittelüberschneidungen und andere feste Zuordnungsfehler bleiben immer gesperrt. Auch ein Prüfvermerk ersetzt keine tatsächlich erforderliche Qualifikation.
7. Mitarbeitende öffnen ihren veröffentlichten Einsatz und bestätigen ihn. Änderungen heben die bisherige Bestätigung auf. Der Betriebshelfer erinnert bei unbestätigten Einsätzen in den nächsten zwei Tagen zusätzlich Mitarbeitende und Administration.
8. Tatsächlich geleistete Arbeitszeit wird auch bei einem Regelverstoß gespeichert. Die Regeln sollen keine tatsächlich geleistete Zeit aus dem Nachweis verdrängen.

27. Serien, Wochenkopien und Sammelzuweisung

1. In der Arbeitsplanung als Administration einen vollständigen Vorlageneinsatz anlegen oder auswählen. Ort, Zeiten, Projekt, Nachweisanforderungen und eigene Felder werden übernommen.
2. „Planungsserie vorbereiten“ öffnen. Kopierart wählen: ein einzelner Vorlageneinsatz als Serie oder eine ganze Kalenderwoche. Für die Wochenkopie Ausgangsmontag und Zielmontag eingeben; alle in der Ausgangswoche beginnenden Einsätze werden gemeinsam kopiert.
3. Anzahl der Wiederholungen angeben. Bei Einzeleinsätzen den Tagesabstand festlegen. Wochenkopien werden im Wochenabstand angelegt. Mitarbeitende über Personalnummer oder E-Mail-Adresse eintragen, eine Person pro Zeile. Bei leerer Mitarbeiterliste behalten Wochenkopien ihre ursprünglichen Personen; bei Einzeleinsätzen ist die Liste verpflichtend.
4. Vor dem Speichern die vollständige Zusammenstellung der neuen Einsätze prüfen und bestätigen. Maximal 100 Einsätze je Sammelaktion sind möglich. Neue Personen ersetzen bei einer Wochenkopie die bisherigen Zuordnungen; dadurch entstehende Überschneidungen führen zur vollständigen Ablehnung.
5. Der Server prüft jeden Einsatz. Bei einer Überschneidung oder anderen ungültigen Eingabe wird die gesamte Sammelaktion abgewiesen; es bleibt keine halbe Serie zurück.
6. Nach dem Speichern zu den neuen Kalenderwochen wechseln, neu laden und Personen, Orte, Uhrzeiten, Prüfhinweise und Besetzung kontrollieren. Bestehende Einsätze werden nicht überschrieben. Auch Sammelaktionen erzeugen zunächst interne Entwürfe. Nach Kontrolle die jeweilige Woche ausdrücklich veröffentlichen. Die Veröffentlichung wird vollständig zurückgewiesen, wenn die gewählte Gruppe einen Konflikt enthält.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Bei der Zeitumstellung kann ein neuer Einsatz eine nicht existierende oder doppelte Uhrzeit treffen. Die Serie wird dann abgewiesen; den betroffenen Einsatz mit ausdrücklichem UTC-Abstand separat anlegen.
• Eine bestehende Serie ist eine gemeinsam erzeugte Gruppe neuer Einzeltermine. Spätere Änderungen erfolgen je Einsatz; es gibt noch keine automatische Änderung aller Folgetermine.

28. Kapazität und Auslastung prüfen

1. „Auslastung“ öffnen, Monat wählen und „Auswertung laden“ anklicken. Die Administration beziehungsweise Personalverwaltung sieht die freigegebenen Personen; Mitarbeitende sehen ihre eigene Auswertung, Teamleitungen ihr zuständiges Team.
2. Sollzeit, Abwesenheit und verfügbare Zeit vergleichen. Hinterlegte Feiertage und genehmigte Abwesenheiten reduzieren die Verfügbarkeit. Halbe Urlaubstage reduzieren sie entsprechend anteilig.
3. Geplante Zeit und tatsächlich gebuchte Arbeitszeit getrennt betrachten. Fahrzeiten sind in der gebuchten Arbeitszeit enthalten. Bereits geplante Stunden werden nicht zusätzlich als gebuchte Stunden gezählt.
4. Monatsübergreifende Einsätze werden an der örtlichen Monatsgrenze aufgeteilt. Gebuchte Zeiten werden nach dem Buchungstag zugeordnet.
5. Eine Auslastung über 100 Prozent zeigt eine rechnerische Überplanung. Ohne verfügbare Minuten wird keine Prozentzahl angezeigt. Unbestätigte Feiertagskalender sind ausdrücklich gekennzeichnet.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Fehlende Feiertage oder unpassende Arbeitsmuster verändern die Auswertung. Erst die Stammdaten prüfen.
• Diese Übersicht bildet Zeitkapazität ab. Sie ermittelt keine Projektmarge und berücksichtigt keine noch nicht erfassten Ausfälle.

29. Benachrichtigungen und Versandprobleme

1. Hinweise in Übersicht, Posteingang und Betrieb & Hinweise prüfen. Sie entstehen aus den ursprünglichen Vorgängen.
2. Der Betriebshelfer muss regelmäßig auf dem Server laufen. Er erzeugt Nachweiserinnerungen und Erinnerungen an ausstehende Einsatzbestätigungen. Ohne Serverauftrag erfolgen keine zuverlässigen Hintergrundprüfungen.
3. E-Mail verwendet den vorgesehenen Absender ppa@qce-ag.de und muss auf dem Hosting eingerichtet und durch tatsächlichen Empfang geprüft werden. Die Nachrichten enthalten einen allgemeinen Hinweis zur Anmeldung, keine Krankheits- oder Ausweisdaten.
4. „Vom Mailserver angenommen“ bedeutet noch keinen nachgewiesenen Empfang. Fehlgeschlagene oder unklare Sendungen prüfen und erst dann erneut freigeben; eine Wiederholung kann doppelt eintreffen.
5. Unter Betrieb jetzt prüfen den letzten Helferlauf kontrollieren. Nach mehr als 30 Minuten ohne Lauf erscheint die Voraussetzung als offen.
6. Tatsächlichen Empfang und andere durchgeführte Betriebsprüfungen mit Datum, Ergebnis und Verantwortlichen dokumentieren. Keine bloß geplante Prüfung als durchgeführt bestätigen.

30. Verschlüsselte Sicherungen und tatsächliche Rücksicherung

1. In der geschützten Serverkonfiguration einen Sicherungsordner außerhalb von public und einen getrennten zufälligen 32-Byte-Schlüssel einrichten. Die Hosting-Anleitung beschreibt die Konfiguration.
2. Den Betriebshelfer regelmäßig per Serverauftrag starten. Er erstellt verschlüsselte Sicherungen und prüft Entschlüsselung, Datenbank und Originaldateien. Überfällige oder fehlgeschlagene Sicherungen bleiben sichtbar.
3. Zusätzlich eine Kopie außerhalb des Webservers anlegen. Sicherung und Schlüssel getrennt schützen. Eine interne erfolgreiche Prüfung ersetzt diese Kopie nicht.
4. Für einen tatsächlichen Rücksicherungstest eine getrennte, nicht öffentlich zugängliche Installation verwenden. Passende Sicherungs- und MFA-Schlüssel bereitstellen und tools/restore.php mit der .qceb-Datei und --restore aufrufen.
5. Die Rücksicherung prüft den Inhalt, sichert den bisherigen Stand ebenfalls verschlüsselt, meldet alle Sitzungen ab und widerruft alle bisherigen Kalenderabos. Anschließend Anmeldung, Originaldateien, Zeitkonto und einen erlaubten Bearbeitungsablauf prüfen.
6. Erst danach den Test unter Betrieb & Hinweise dokumentieren. Externe Kopien werden dort nach sieben Tagen, ein tatsächlicher Rücksicherungsnachweis nach 90 Tagen als erneut fällig angezeigt.
7. Alte Sicherungen behalten ihre eigene Aufbewahrungsfrist. Eine spätere Löschung im Livebestand löscht nicht automatisch vorhandene externe Sicherungskopien.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Fehlender Schlüssel: nicht durch einen neuen Schlüssel ersetzen und Erfolg erwarten; die alte Sicherung braucht ihren zugehörigen Schlüssel.
• Rücksicherung fehlgeschlagen: Wartungssperre und geschützte Serverprotokolle prüfen. Keine produktive Datenbank ungeprüft überschreiben.

31. Offline-Zeiterfassung und Installation am Handy

1. Die Offline-Seite zunächst bei bestehender Verbindung öffnen. Sie meldet ausdrücklich, ob die Offline-Hülle bereit ist und ob der Server erreichbar ist.
2. Für die erste Geräteeinrichtung online mit deinem persönlichen Konto und zweitem Faktor anmelden. Die Gerätepassphrase selbst festlegen und geschützt aufbewahren. Sie ist unabhängig vom Kontopasswort; verlorene Passphrasen lassen sich nicht zurücksetzen, ohne den Zugriff auf lokale Entwürfe zu verlieren.
3. Gerät entsperren und Zeitentwürfe ausfüllen. Speichern legt sie verschlüsselt nur auf diesem Gerät ab. Sie zählen noch nicht im Zeitkonto.
4. Bei Netz- oder Serverausfall die vorhandene Offline-Seite verwenden. Nur die ausdrücklich angezeigte lokale Speicherung gilt als gesichert. Andere App-Bereiche sind nicht als vollständige Offline-App ausgelegt.
5. Nach Wiederherstellung der Verbindung im zugehörigen Konto anmelden und „Übernehmen“ auslösen. Jeder Eintrag wird vom Server erneut geprüft. Erst nach einer bestätigten Buchung wird er aus der lokalen Warteschlange entfernt.
6. Bei Fehlern bleiben nicht bestätigte Entwürfe verschlüsselt erhalten. Wiederholte Übertragung derselben unveränderten Kennung erzeugt keine zweite Zeitbuchung. Bereits übertragene Kennungen mit verändertem Inhalt werden abgewiesen.
7. Entwurfskorrekturen erfordern vorher einen Onlineabgleich des Speicherstands, damit ein bereits bestätigter Eintrag nicht unbemerkt verändert wird. Nach bestätigter Übernahme korrigiert man den Stundenzettel in der App.
8. Im Desktop-Test wurden drei Entwürfe bei abgeschaltetem Server gespeichert, aus dem Browserzwischenspeicher wiedergefunden, nach Wiederverbindung übernommen und nach Neuladen erneut geöffnet. Nach fünf Minuten ohne Bedienung wird das Gerät gesperrt. Browserdaten nicht löschen, solange unübertragene Entwürfe vorhanden sind.
9. Vor Freigabe auf den tatsächlich verwendeten iPhones und Android-Geräten prüfen: öffnen, Gerät sperren/entsperren, Verbindung trennen, Entwurf speichern, Browser neu öffnen, Verbindung herstellen und genau einmal übernehmen. Eine Desktop-Prüfung ersetzt diese Geräteabnahme nicht.

32. DATEV-Vorbereitung und Abstimmung mit dem Steuerbüro

1. Konten & Zeitnachweise → Lohnvorbereitung einstellen öffnen. Solange unbekannt, DATEV-Programm auf „Noch nicht geklärt“ belassen.
2. Mit dem Steuerbüro LODAS oder Lohn und Gehalt sowie die Lohnarten für Arbeit vor Ort, Fahrzeit, Gutschriften, Urlaub und Krankheit festlegen. Einen Testmonat und den Abstimmungsvermerk eintragen.
3. Die fachliche Bestätigung erst setzen, wenn Programm und alle Zuordnungen geklärt sind. Fehlende Angaben verhindern diese Bestätigung.
4. Für alle im Arbeitsmodell als abrechnungsrelevant markierten aktiven Personen einen unveränderten freigegebenen Monatsnachweis und eine eindeutige Personalnummer bereitstellen.
5. Den vorhandenen CSV-Export „Lohnvorbereitung herunterladen“ verwenden. Er enthält getrennte Kennzahlen in Minuten, Nachweisversion und Prüfsumme. Fahrzeit ist bereits Arbeitszeit und darf nicht zusätzlich auf eine schon vollständige Gesamtarbeitszeit aufgeschlagen werden.
6. Die Datei bleibt eine Lohnvorbereitung. Die hinterlegte Zuordnung macht daraus keine geprüfte DATEV-Importdatei. Ein tatsächlicher Testimport muss mit dem bestätigten Zielprogramm und Steuerbüro erfolgen.
7. Verarbeitete Daten nach einem Korrekturlauf erneut abstimmen; keine zweite automatische Buchung allein aufgrund eines erneuten Exports vornehmen.

33. Fahrzeuge, Geräte und Prüf-/Kalibriertermine

1. Als Administration Fahrzeuge & Geräte öffnen und Betriebsmittel hinzufügen wählen. Art, Bezeichnung und eindeutiges Kennzeichen beziehungsweise Inventarnummer erfassen.
2. Entweder einen vorhandenen nicht vertraulichen Prüf-/Kalibriernachweis verknüpfen oder einen manuellen Termin hinterlegen. Bei verknüpftem Nachweis kommt die Gültigkeit ausschließlich aus Dokumente; die Datumsfelder am Betriebsmittel sind gesperrt. Ohne Prüffrist ist eine ausdrückliche Bestätigung erforderlich.
3. Betriebsstatus auf Verfügbar, Wartung / gesperrt oder Außer Betrieb setzen. Speichern, neu laden und Bearbeiten zur Kontrolle öffnen.
4. In der Arbeitsplanung das Fahrzeug oder Gerät am Einsatz auswählen. Vor Veröffentlichung prüft die App Verfügbarkeit, Gültigkeit bis Einsatzende und zeitgleiche Buchungen auch bei anderen Mitarbeitern.
5. Mitarbeitende sehen zugewiesene Betriebsmittel in ihrer veröffentlichten Einsatzakte und den verknüpften nicht vertraulichen Prüfnachweis. Die Bestandsverwaltung bleibt bei der Administration.
6. Änderungen an einem zugewiesenen Betriebsmittel heben die Einsatzbestätigung auf und erzeugen einen internen Benachrichtigungseintrag. Nach Wartung Status und Nachweis aktualisieren; anschließend betroffene Einsätze erneut fachlich prüfen.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Doppelte Kennung: vorhandenen Bestandseintrag bearbeiten, statt dasselbe Betriebsmittel nochmals anzulegen.
• Prüfung abgelaufen oder Nachweis fehlt: Quelldokument erneuern beziehungsweise Termin korrigieren. Der tatsächliche Prüfstatus muss fachlich bestätigt sein.
• Buchungskonflikt: Einsatzzeit ändern oder anderes Betriebsmittel wählen. Ein als verfügbar geführtes Gerät kann trotzdem gleichzeitig gebucht sein.

34. Zusammenhängende Reiseabrechnungen mit Mahlzeiten und Übernachtungen

1. Vorhandene dienstliche Einzelfahrten und Einzelkosten zuerst im Bereich Reise & Projekte vollständig prüfen. Dann Reiseabrechnung hinzufügen öffnen. Person, Reisebezeichnung und Auftrag wählen.
2. Vorhandene Fahrten und Belege ankreuzen. Sie werden verknüpft und nicht kopiert. Bei verknüpften Fahrten werden Beginn und Ende automatisch übernommen und gegen manuelle Änderung gesperrt. Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte bleiben getrennt.
3. Ohne verknüpfte Fahrten tatsächlichen Beginn und tatsächliches Ende der Abwesenheit sowie Abrechnungszeitzone angeben. Eine zusammenhängende Reise darf höchstens 62 Tage dauern. Heimkehr-Unterbrechungen und Wechsel von Tätigkeitsstätten fachlich beurteilen; keine scheinbar durchgehende Reise bilden.
4. Übernachtung außerhalb der Wohnung markieren, falls zutreffend. Für jeden Reisetag das maßgebliche Land beziehungsweise die Region wählen. Die mitgelieferte Satzversion gilt für 2026. Weitere Jahre benötigen eine fachlich freigegebene Jahrestabelle; gespeicherte Reisen behalten ihre konkrete Satzversion. Bei Ausland sind maßgeblicher Ort, örtliche Tagesgrenzen und gegebenenfalls Zeitzonenwechsel im fachlichen Prüfvermerk zu bestätigen.
5. Gestellte Frühstücke, Mittag- und Abendessen je Tag ankreuzen und tatsächlichen Eigenanteil eintragen. Die Kürzung beträgt 20 %, 40 % und 40 % des vollen Tagessatzes, vermindert um den jeweiligen Eigenanteil. Der Abzug übersteigt die Tagespauschale nicht.
6. Für jede Nacht entweder einen vorhandenen Hotelbeleg zuordnen oder Übernachtung pauschal erstatten wählen. Pauschalen nur nach bestätigter Berechtigung für selbst getragene Unterkunft; keine gestellte Unterkunft oder Übernachtung im Fahrzeug. Am letzten Reisetag wird keine zusätzliche Nacht angesetzt. Ein mehrnächtiger Hotelbeleg kann den betreffenden Nächten zugeordnet werden und zählt im Gesamtbetrag nur einmal.
7. Auswärtstätigkeit, Dreimonatsfrist, maßgebliche Orte und Mahlzeiten ausdrücklich prüfen und bestätigen. Bereits manuell erfasste Verpflegung darf nicht zusätzlich automatisch berechnet werden; gegebenenfalls die Automatik ausschalten.
8. Speichern, Seite neu laden und Reise ansehen öffnen. Verpflegung, Nachtpauschalen, Einzelkosten, bereits vom Unternehmen bezahlte Kosten, Fahrtenerstattungen und Gesamtbetrag getrennt prüfen. Quellenänderungen eines Entwurfs werden spätestens beim erneuten Speichern beziehungsweise Einreichen neu berechnet.
9. Mit Einreichen zur Prüfung geben. Verknüpfte Fahrten und Einzelkosten sind dann gesperrt. Eine andere zuständige Person gibt unter Reise & Projekte mit Prüfvermerk frei. Eigene Reisen können nicht selbst freigegeben werden. Eigene offene Einreichungen mit Einreichung zurückziehen korrigieren; freigegebene Reisen muss eine andere zuständige Person begründet wieder öffnen.
10. Im Reise-Detailfenster Reise-CSV herunterladen oder Druckansicht / PDF öffnen wählen. Im Druckdialog als PDF speichern. Der Export enthält Tagesberechnung, ursprüngliche Fahrt-/Belegkennungen, Status, Version und Gesamtbetrag; er ersetzt keine fachliche Prüfung durch die Lohnbuchhaltung.
11. Inland: voller Tag 28 EUR, An-/Abreisetag mit Übernachtung 14 EUR, sonst erst bei mehr als acht Stunden 14 EUR. Bei einer Fahrt ohne Übernachtung über Mitternacht wird der Ansatz nur einmal dem Tag mit überwiegender Abwesenheit zugeordnet. Gleich lange Zeitanteile erfordern eine fachliche Prüfung.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Doppelte Reise oder Quelle abgewiesen: dieselben Kalendertage, Fahrten und Einzelkosten nicht mehrfach abrechnen. Bestehende Reise ergänzen.
• Anderes Jahr: die amtliche Tabelle muss vor Verwendung für dieses Jahr geprüft und ergänzt werden; es werden keine Vorjahressätze geraten.
• Zeitumstellung: nicht existente Uhrzeit korrigieren. Bei doppelter Uhrzeit den UTC-Abstand ausdrücklich eingeben, zum Beispiel 2026-10-25T02:30+02:00 oder +01:00.
• Fahrt-/Belegdaten nicht bearbeitbar: zugehörige Reise ist eingereicht oder freigegeben. Vorgesehenen Korrekturablauf nutzen.
• Erstattungsvorschlag ist keine Zusicherung steuerlicher Anerkennung. Insbesondere längere Einsätze, Unterbrechungen, Mahlzeiten und internationale Reiseverläufe erfordern fachliche Prüfung.

35. Vertretung und Tausch mit Zustimmung

1. Mitarbeitende öffnen Arbeitsplanung → Vertretung / Tausch anfragen, wählen einen eigenen veröffentlichten, noch nicht beendeten Einsatz und beschreiben ihren Wunsch. Optional eine andere aktive Person vorschlagen.
2. Die Administration öffnet „Anfrage prüfen“, wählt die übernehmende Person und bei Tausch deren Gegeneinsatz. Einen nachvollziehbaren Prüfvermerk eintragen.
3. Ohne passende Zustimmung sendet „Zustimmung anfragen / veröffentlichen“ zunächst einen Vorschlag. Der ursprüngliche Plan bleibt unverändert.
4. Die übernehmende Person sieht unter Arbeitsplanung „Deine Zustimmung zu einem Einsatzwechsel“ die notwendigen Einsatzdaten und nimmt an oder lehnt ab. Die private Nachricht der anfragenden Person wird nicht weitergegeben.
5. Nach Zustimmung öffnet die Administration die Anfrage erneut. Person und Gegeneinsatz kontrollieren und veröffentlichen. Bei Tausch werden beide Zuordnungen gemeinsam geändert oder beide zurückgewiesen.
6. Nach einer zwischenzeitlichen Einsatzänderung ist die alte Zustimmung ungültig. Die Anfrage beziehungsweise der Vorschlag muss auf dem aktuellen Stand neu geprüft werden.
7. Eine dringende direkte Zuweisung ist nur für die Administration mit ausdrücklich gesetzter Ausnahme und konkreter Begründung von mindestens 20 Zeichen möglich. Die Ausnahme wird protokolliert. Sie übergeht keine festen Planungssperren.
8. Die neuen Zuordnungen nach Neuladen prüfen. Neue Einsatzbestätigungen sind erforderlich. Inhaltliche Übergabeinformationen weiterhin im vorhandenen Bereich Abwesenheiten pflegen.

36. Archiv, Aufbewahrung und kontrollierte Entfernung

1. Administration → Aufbewahrung nach Datenart öffnen. Datensatz zur Prüfung auswählen, Datenart wählen und Suche nach Person, Datum oder Bezeichnung eingrenzen. Pro Suche werden maximal 100 Treffer angezeigt. Abgeschlossene Timer sind als Erfassungsverläufe ebenfalls prüfbar; laufende Erfassungen dürfen nicht archiviert werden.
2. Prüftermin, ausdrückliche Aufbewahrungssperre, fachlich festgelegte Frist, Grundlage und Zuständigkeit dokumentieren. Die App nimmt keine allgemeingültige gesetzliche Löschfrist an.
3. Bis zum Prüftermin bleibt die Entscheidung vorgemerkt. Offene Freigaben, laufende oder zukünftige Vorgänge und aktive Verknüpfungen zuerst klären. Personen und ihre Kontozugänge müssen vor einer Entfernung deaktiviert sein.
4. Einen fälligen abgeschlossenen Vorgang bewusst ins Aufbewahrungsarchiv verschieben. Das entfernt ihn aus aktiven Auswertungen. Solange er noch nicht endgültig entfernt wurde, kann „Aus Archiv wiederherstellen“ ihn zurückholen. Fehlende Quelldaten oder Überschneidungen verhindern eine ungeprüfte Wiederherstellung.
5. Originaldateien haben zusätzlich ihre eigene Aufbewahrungsentscheidung im Abschnitt Archiv und Aufbewahrung. Aktive Dokumente, Kostenbelege, Reiseabrechnungen und Einsatzunterlagen blockieren deren Löschung.
6. Die zuständige Serververwaltung erstellt mit tools/retention-records.php beziehungsweise tools/retention.php zunächst ausschließlich eine Vorschau. Prüfsumme, konkrete Datensätze, fachliche Freigabe und geschützte Sicherung prüfen.
7. Erst der ausdrückliche Serveraufruf mit --apply, der aktuellen Vorschau-Prüfsumme und der angezeigten Löschbestätigung entfernt Daten endgültig. Vorher entsteht eine verschlüsselte geprüfte Sicherung. Jede zwischenzeitliche Änderung verlangt eine neue Vorschau. Die Vorgänge werden protokolliert.
8. Personen bleiben gesperrt, solange zugeordnete Datensätze oder aktive Zugänge bestehen. Reihenfolge und fachlich zulässige Fristen je Datenart beachten. Personenbezogene Freitexte in fremden Vorgängen separat prüfen; eine Kennungsprüfung erkennt keine beliebigen Namensnennungen.
9. Endgültig entfernte Originale oder Datensätze können nur aus einer passenden zulässigen Sicherung zurückgeholt werden. Externe Kopien, Sicherungen und bereits exportierte Dateien sind separat in das Aufbewahrungskonzept einzubeziehen.

37. Geprüfte Reisekostentabellen für weitere Jahre

1. Administration → Versionierte Reisekostensätze → Geprüfte Jahrestabelle hinzufügen öffnen.
2. Jahr, HTTPS-Quellennachweis, SHA256 des geprüften Quelldokuments und Kennung der Inlandszeile eintragen. Es werden keine Werte automatisch von einer beliebigen Webseite übernommen.
3. Je Region eine Zeile eingeben: Kennung; Land/Region; voller Tag EUR; Teiltag EUR; Übernachtung EUR. Keine Überschrift verwenden. Beträge mit höchstens zwei Nachkommastellen angeben.
4. Jede Zeile fachlich anhand der Quelle prüfen, den Prüfvermerk eintragen und die Prüfung ausdrücklich bestätigen. Vor der Freigabe Jahr und Zeilenzahl in der Zusammenfassung kontrollieren.
5. Die Tabelle wird als neue unveränderliche Version gespeichert. Neue Reisetage verwenden die freigegebene Version des jeweiligen Jahres. Bestehende Reisen behalten die verwendete Version und ihre dokumentierten Werte.
6. Seite neu laden und eine fachlich geprüfte Musterreise berechnen. Fehlende Jahre sperren die Pauschalberechnung; Vorjahreswerte werden nicht still übernommen.